Справи для ознайомлення видаються за письмовими заявами осіб, які беруть участь у справі та відповідно до норм чинного законодавства мають право ознайомлюватися з матеріалами кримінального провадження, цивільних та адміністративних справ:

-    прокурору (після пред’явлення службового посвідчення);

-   адвокату, який бере участь у справі (після пред’явлення  Свідоцтва про право зайняття адвокатською діяльністю та ордера або угоди чи доручення юридичної особи)

-    учасникам кримінального провадження,  цивільних і адміністративних справ (після пред’явлення  документа, що посвідчує особу, та в необхідних випадках, доручення представника).

Резолюцію на письмовій заяві про ознайомлення з матеріалами справи накладає головуючий суддя по справі, визначений автоматизованою системою документообігу суду для розгляду конкретної справи, а у випадку подання вимоги про ознайомленні з архівною справою або витребуванням справи особою, яка не пов’язана  з розглядом справи,  але за своїм службовим становищем має таке право, накладається головою суду або його заступником. 

Видача справ для ознайомлення здійснюється помічником судді, секретарем судового засідання або архіваріусом по журналу видачі справ для ознайомлення.

Факт ознайомлення зі справою також фіксується вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.

Ознайомлення з матеріалами кримінального провадження, цивільних та адміністративних справ проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справи для ознайомлення, де вказуються число, місяць, рік, година видачі. При поверненні справи після ознайомлення працівник, який видав справу повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення час повернення справи та розписатися про її отримання.

У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один із яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.

Журнал видачі справ для ознайомлення зберігається у канцелярії суду.