Затверджено загальними зборами суддів

Онуфріївського  районного суду

Кіровоградської області

від 03 вересня 2015 року протокол № 10

 

зі змінами та доповненнями

згідно з рішенням зборів суддів

Онуфріївського  районного суду

Кіровоградської області

від 27 січня 2020 року протокол № 2

 

зі змінами та доповненнями

згідно з рішенням зборів суддів

Онуфріївського  районного суду

Кіровоградської області

від 02 вересня 2020 року протокол № 6

 

зі змінами та доповненнями

згідно з рішенням зборів суддів

Онуфріївського  районного суду

Кіровоградської області

від 05 квітня 2021 року протокол № 1

 

 

ЗАСАДИ 
використання автоматизованої системи документообігу Онуфріївського  районного суду Кіровоградської області

(нова редакція)

 Цими Засадами визначаються особливості розподілу справ між суддями, порядок формування колегій суддів, підстави для проведення повторного автоматизованого розподілу справ та інші правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення).

Вчинення в автоматизованій системі будь-яких дій, передбачених цими Засадами, здійснюється користувачами автоматизованої системи в межах повноважень, визначених наказами голови суду та керівника апарату суду.

1. Загальні положення

    1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу Онуфріївського  районного суду Кіровоградської області (далі -  Засади) розроблено та затверджено у відповідності до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (у редакції рішення Ради суддів України від 15.09.2016 № 58), Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу у Онуфріївському районному суді Кіровоградської області, віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення.

1.3 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду  вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному сайті суду після проведення зборів суддів Онуфріївського  районного суду Кіровоградської області.

1.4 У разі внесення змін до Засад, збори суддів Онуфріївського  районного суду Кіровоградської області новим рішенням затверджують Засади в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів, з відповідним оприлюдненням на офіційному сайті.

2. Функціональні обов’язки,

права користувачів автоматизованої системи

2.1 Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду.

2.2 Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію, забезпечують конфіденційність інформації, та зобов’язані суворо дотримуватись вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

 

3. Реєстрація справ і матеріалів

 

3.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Онуфріївського районного суду Кіровоградської області, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

3.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються Інструкцією з діловодства в місцевих судах та апеляційних судах України.

3.3. Дата реєстрації та вхідний номер документу, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

 

4. Розподіл справ і матеріалів

 

4.1. Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденно розподіляються, у разі їх наявності, за допомогою АСДС згідно Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації. У особливих випадках, коли з об’єктивних причин не може бути здійснено розподіл справи в день її реєстрації, такий розподіл здійснюється не пізніше наступного робочого дня після того, як відпали причини, які унеможливлювали розподіл.

Розподіл між суддями матеріалів (судових справ, клопотань), які надходять безпосередньо перед закінченням робочого часу, визначеного у Онуфріївському районному суді Кіровоградської області,  здійснюється в день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня, крім справ та матеріалів, які підлягають негайному (невідкладному) розгляду, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, в разі їх наявності, розподіляються невідкладно одразу після їх реєстрації.

4.2. У разі невиходу судді на роботу з поважних причин або відсутність на робочому місці певний час (лікарняний, тощо...), які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 08:30 дня невиходу на роботу або з моменту відсутності, повідомити про це особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особу, яка виконує його обов'язки.

Невиконання суддею правил, визначених п.4.2 Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

4.3. За вимогою голови суду, особа відповідальна за автоматичний розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.

4.4. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ.

4.5. Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і матеріалів.

4.6. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.

4.7. Повторний розподіл справ і матеріалів, здійснюється з урахуванням вимог пунктів 4.1. - 4.6. Засад за розпорядженням керівника апарату суду.

4.8. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами Положення.

У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов'язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, участь у семінарах, зайнятість судді у розгляді інших справ, закінчення повноважень, відсторонення від посади тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі, з урахуванням засад формування складу колегій суддів.

Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.

4.9. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, окрім визначених Положенням підстав, у наступних випадках:

- суддя, якому надано відпустку, тривалістю не менше 14 днів, виключається з автоматизованого розподілу справ як слідчий суддя за три робочі дні до початку відпустки;

- суддя, якому надано відпустку, тривалістю менше 14 днів, виключається з автоматизованого розподілу справ, як слідчий суддя за один робочий день до початку відпустки;

- в інших виключних випадках, що вирішуються зборами суддів.

 

5. Особливості здійснення автоматизованого розподілу

судових справ між суддями

 

5.1. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, з врахуванням Засад та Правил поєднання судових справ.

5.2. Передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді (колегії суддів) проводиться модулем автоматизованого розподілу щодо:

- клопотань (подань), які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР):

- судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження) та ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

 - заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

 - судових справ про перегляд заочного рішення;

 - заяв та клопотань з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

 - матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним суддею;

 - зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

 - заяв про відновлення втраченого судового провадження;

 - заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

 - заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом.

У разі перебування судді у відрядженні, відпустці, його тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді (колегії суддів) здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини модулем автоматизованого розподілу судових справ. До матеріалів справи долучається довідка (додаток № 3).

5.3. У випадку необхідності розгляду заяв та матеріалів, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації, розподілу та розгляду в скорочені терміни - здійснювати їх реєстрацію, автоматичний розподіл та розгляд в неробочі дні у разі виникнення таких обставин згідно графіку чергування слідчих суддів Онуфріївського районного суду Кіровоградської області затвердженого головою суду.

 5.4.  У випадку відсутності слідчого судді (надання відпусток, лікарняний, відрядження, тощо) після повідомлення слідчим суддею особи, відповідальної за ведення кадрової роботи, обставини, що унеможливлює здійснення ним судочинства, про що повідомляється доповідною запискою. У разі необхідності помічником судді оформляється службова записка на ім’я керівника апарату суду з переліком справ, що перебувають у слідчого судді в провадженні, та разом зі зазначеними справами передає до канцелярії суду.

За розпорядженням керівника апарату суду справи зазначені в службовій записці негайно підлягають повторному автоматичному розподілу.

У разі надходження повідомлення про виконання ухвали про затримання, секретар канцелярії суду негайно надає службову записку керівнику апарату суду про надходження такого повідомлення.

5.5. У разі надходження матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої  в суді вже здійснюється судове провадження, вони підлягають передачі раніше визначеному складу суду, до початку судового розгляду у кримінальному провадженні що розглядається відповідно до частини 2 статті 347 КПК України

У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді або перебування судді на лікарняному та строки одужання якого невідомі, з метою недопущення неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки, такі судові справи підлягають  автоматизованому розподілу на загальних підставах за наявності обґрунтованих підстав.

(п.5.5 зі змінами  згідно з рішенням зборів суддів від 05.04.2021 протокол  № 1).  

5.6. Клопотання (подання), що надійшли в порядку ст.537 КПК України, розподіляються судді, який був головуючим під час розгляду цього кримінального провадження по суті. У разі його відсутності (перебування на лікарняному, відпустка, припинення повноважень або в інших випадках),  якщо ця обставина призведе до порушення розумних строків розгляду клопотання (подання), здійснюється їх автоматизований розподіл в загальному порядку згідно з вимогами Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

5.7. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, окрім випадків, передбачених Положення про автоматизовану систему документообігу суду, також передаються, як слідчим суддям:

- клопотання про тимчасовий доступ до речей та документів, подані в одному кримінальному провадженні під час досудового розслідування,  - слідчому судді, якому в порядку автоматизованого розподілу визначено перше клопотання вказаної категорії;

- клопотання про обшук та про огляд  приміщення, житла чи іншого володіння особи, подані в одному кримінальному провадженні під час досудового розслідування, - слідчому судді, якому в порядку автоматизованого розподілу визначено перше клопотання про огляд чи/та про обшук. 

- клопотання про арешт майна, подані в одному кримінальному провадженні під час досудового розслідування, - слідчому судді, якому в порядку автоматизованого розподілу визначено перше клопотання про арешт майна.

5.8. Клопотання вказаних категорій, які надійшли протягом одного робочого дня у одному кримінальному провадженні, передаються слідчому судді, якому автоматизовано розподілено перше клопотання вказаної категорії у даному кримінальному провадженні.

5.9. Клопотання про арешт майна, яке надійшло до суду після усунення недоліків, передається слідчому судді, який виносив ухвалу про його повернення для усунення недоліків, а у випадку його відсутності на роботі – передається на автоматизований розподіл.

5.10. У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді у випадках надходження справ, з метою недопущення неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки, такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу за наявності обґрунтованих підстав за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду або особи, яка її заміщує або на яку покладено такі функціональні обов’язки, з інформуванням голови суду або особи, яка виконує обов’язки голови суду.

5.11. У разі надходження до суду справ про адміністративні правопорушення за ст.124 КУпАП по факту однієї події, але відносно різних осіб, такі справи підлягають передачі судді, якому автоматизовано розподілено першу справу.

5.12. Судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень за однією й тією ж статтею або різними статтями КУпАП, але в рамках однієї глави Кодексу, якщо ці справи надійшли в один день, підлягають передачі судді, якому автоматизовано розподілено першу справу.

5.13. У разі надходження до суду після дооформлення справ про адміністративні правопорушення, такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу справ між суддями, які мають повноваження на здійснення судочинства під час надходження такої справи до суду після дооформлення.

(пункт 5.13. із змінами згідно рішення зборів суддів від 02.09.2020 протокол № 6).

5.14. Заяви, подання щодо вирішення питань, пов’язаних з виконанням постанов про накладення адміністративного стягнення у відповідності до ст.304 КУпАП (категорія 3-в по системі Д-3), а також про виправлення описок у судових рішеннях у справах про адміністративні правопорушення вирішується тим складом суду (суддею), який виніс таку постанову.

 

6. Коефіцієнт форми участі

6.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно п. 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 та Класифікатору, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 21.12.2018 року № 622.

 

7. Коефіцієнт адміністративних посад

7.1. В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади  відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду визначається окремим рішенням зборів суддів.

Введення зменшуючого коефіцієнту у зазначених межах допускається виключно рішенням зборів суддів.

 

8. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

 

8.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.

 

9. Слідчі судді

 

9.1. Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються строком на 3 роки.

9.2. Відсоток справ, що підлягає розгляду слідчими суддями визначається рішенням зборів суддів Онуфріївського районного суду Кіровоградської області.

 9.3. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням графіку їх роботи, затвердженого наказом голови суду.

 

10. Засади формування колегії суддів

 

10.1. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів.

10.2. Після визначення автоматизованою системою головуючого судді склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою згідно з налаштуваннями складу колегій суддів.

 

11. Керівник апарату суду

 

11.1. Керівник апарату суду на вимогу голови суду звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

11.2 Керівник апарату на вимогу голови суду подає інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду.

 

12. Відповідальність

 

 12.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.

 

13. Знеструмлення електромережі суду

 

13.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

13.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

13.3. У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється з урахуванням графіку, затвердженого головою суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.

13.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження

 

14. Прикінцеві та перехідні положення

14.1. Ці засади набирають чинності з наступного робочого дня після проведення зборів суддів Онуфріївського  районного суду Кіровоградської області.

14.2. Зміни та доповнення до цих Засад можуть бути внесені зборами суддів Онуфріївського  районного суду Кіровоградської області.

 

 

Додаток 1 до Засад використання автоматизованої системи документообігу Онуфріївського  районного суду Кіровоградської області

 Довідка про перелік справ, що надійшли до Онуфріївського районного суду Кіровоградської області протягом «__»_______  року

 

№ з/п	Від кого надійшов документ, матеріал чи справа	№ справи та дата	За яким номером та датою	Тип документу	Короткий зміст документу, матеріалу чи справи	Номер провадження (якщо підлягає реєстрації)	Підстави відсутності реєстрації
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Керівник апарату суду

 

Відповідальна особа суду

 

 

 

Додаток 2 до Засад використання автоматизованої системи документообігу Онуфріївського  районного суду Кіровоградської області

АКТ про внесення недостовірних даних до АСДС, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

 

Мною, посада, ПІБ, «дата складання акту», складено акт, у присутності: посада, ПІБ, про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на автоматизований розподіл справ і матеріалів, а саме:

• що було виявлено суддею (суддями)

 

Підпис судді (суддів)

Додаток 3 до Засад використання автоматизованої системи документообігу Онуфріївського  районного суду Кіровоградської області

 

 

ДОВІДКА

щодо передачі судової справи (матеріалів кримінального провадження раніше визначеному судді (колегії суддів))

 

/Дата/ до Онуфріївського районного суду Кіровоградської області надійшла судова справа (заява, клопотання, подання, матеріали кримінального провадження) (ПІБ судді, який розглядав справу) та зареєстрована в автоматизованій системі документообігу суду за номером  ЄУН (номер провадження).

Згідно наказу № ___ від _____ суддя ПІБ перебуває (причина відсутності).

На виконання пункту  5.2. Засад справа (номер провадження) буде передана раніше визначеному судді модулем автоматизованого розподілу справ у робочий день, наступний за днем, коли відпадуть відповідні обставини.

 

Відповідальна особа суду    / підпис /